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LEAD Innovation Blog

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Datum: 14-Feb-2019
Autor: Michael PUTZ

Robotic Process Automation: Was für und gegen Roboter im Büro spricht

 

Roboter versehen nicht mehr nur in Produktionshallen ihren Dienst. Als Software-Bots sind sie schon in vielen Büros angekommen, erledigen dort standardisierte Prozesse oder entscheiden sogar mit, welcher menschliche Bewerber den ausgeschriebenen Job bekommt. Lesen Sie in diesem Blogbeitrag, welche Möglichkeiten und Vorteile Robotic Process Automation (RPA) bietet und vor welchen Fallgruben und Nachteilen Vorsicht geboten ist.

In der Produktion gehören Roboter bereits seit vielen Jahren zum Alltag: Hier arbeiten Maschinen und die Menschen überwachen. Doch auch abseits der Fabrikshallen verrichten immer mehr Roboter ihren Dienst: Wie die Studie "Die Zukunft der Arbeitsplätze 2025" des Weltwirtschaftsforum (WEF) kürzlich konstatierte, werden bereits im Jahr 2025 Maschinen mehr Arbeitsstunden leisten, als Menschen. Zum Vergleich: Im Jahr 2018 waren es mit 29 Prozent noch nicht einmal ein Drittel. Kollege Roboter wird demnach immer öfter in Bürogebäuden anzutreffen sein.

 

Die Roboter im Office sind unsichtbar

Aus Metall oder Kunststoff mit unzähligen Sensoren und kräftigen Greifarmen ausgestattet werden sie vor Schreibtischen freilich keine große Hilfe sein. Die Roboter, die im Office ihren Dienst versehen, sind auf den ersten Blick unsichtbar, denn sie bestehen lediglich aus einem mehr oder weniger intelligentem Stück Software. Diese Gattung wird als Robotic Prozess Automation - kurz RPA - bezeichnet. Diese Maschinen oder Bots funktionieren im Prinzip so wie Industrieroboter: Sie führen genau jene Prozessschritte so aus, wie man es ihnen zuvor via Programmierung befohlen hat. Völlig idente Arbeitsschritte existieren nämlich nicht nur auf den Fertigungsstraßen sondern auch in der Buchhaltung, dem Controlling, der Logistik, dem Personalwesen, dem Einkauf, dem Kundensupport und so weiter. RPA kann also sehr vielseitig eingesetzt werden: Der Marktforscher Gartner schätzt, dass bis Ende 2022 schon 85 der großen und sehr großen Unternehmen RPA einsetzen werden.

 

Mit RPA lassen sich immer gleiche Abläufe automatisieren

Um die Funktionsweise von RPA zu verstehen, dienen die altbekannten Macros, in Excel-Tabellen als Beispiel: Sie erledigen immer wiederkehrende Abläufe automatisch und nehmen dem User so eintönige Arbeit ab. Das Prinzip von RPA ist das gleiche. Nur können die Software-Roboter auch anwendungsübergreifende Abläufe und Aufgaben in verschiedenen Programmen ausführen, auf mehrere Systeme zugreifen, Informationen beschaffen und Operationen durchführen. Konkretes Beispiel: Der Roboter besorgt sich Kunden- und Rechnungsinformation aus der Buchhaltungssoftware, überträgt diese in ein Template und versendet Rechnungen und Nachrichten automatisch per E-Mail. RPA kann auch beim Einstellen von neuem Personal helfen: Der Bot scannt die Unterlagen von Bewerbern und entscheidet auf Basis von zuvor festgelegten Kriterien wie Schulabschluss oder Berufserfahrung, welche Kandidaten in die engere Auswahl kommen. Auf den ersten Blick wirkt es sonderbar und bedrohlich, dass Roboter zumindest mitentscheiden, welcher menschliche Bewerber den Job letztendlich bekommt. Angesichts der vielen tausend Bewerbungsschreiben, die große Unternehmen jährlich sichten müssen, ist es nur logisch, dass sich diese Firmen dabei gerne helfen lassen.

 

Büro-Bots schaffen diese 7 Vorteile

Software-Roboter können bereits heute sehr vielfältig eingesetzt werden. Üblicherweise generiert RPA dabei folgende Vorteile:

 

1) Einfach,  schnell und günstig zu Implementieren

RPA ist im Vergleich zu anderen Technologien sehr einfach zu implementieren. Die Unternehmen müssen dafür weder Prozesse verändern, noch ihre IT-Systeme anpassen, geschweige denn erneuern. Die Systeme sind so User-freundlich, dass sie auch ohne Einbeziehung der IT-Abteilung eingeführt werden können. Die User können dem Software-Roboter teilweise sogar mittels "Record-Button" einen Prozess anlernen und dann automatisiert ausführen lassen. Durch die geringe Implementierungszeit sind die Kosten dafür sehr niedrig.

 

2) RPA senkt Kosten erheblich

Die Software-Bots sind imstande, die Kosten für die Geschäftsprozesse, die sie ausführen, drastisch zu senken. Diese betragen etwa nur ein Zehntel einer hiesigen oder ein Drittel einer Off-Shore-Arbeitskraft.

 

3) Fehlerquote reduziert und Compliance erhöhen

Bei gleichförmigen Arbeiten, die aber dennoch ein gewisses Maß an Konzentration fordern, ist der Mensch fehleranfällig. Maschinen hingegen nicht. Denn sie führen alle Schritte genau so aus, wie man es ihnen beigebracht hat. RPAs können deshalb die Qualität eines Prozesses erheblich steigern. Weil jeder einzelne Schritt nachvollziehbar ist und sich leicht automatisierte Kontrollen einbauen lassen, erhöht sich die Compliance bzw. sind die entsprechenden Regeln leichter einzuhalten.

 

4) Roboter brauchen keine Ruhezeiten

Mittels RPA lassen sich Prozesse 24 Stunden und 7 Tage die Woche durchführen. Feiertage und bezahlter Urlaub stehen den Bots auch nicht zu.

 

5) Menschen können sich den wirklich wichtigen Dingen widmen

Selbst hoch bezahlte Spezialisten klagen oft darüber, dass die immer wiederkehrenden, aber notwendigen administrativen Aufgaben sie von der "wirklichen Arbeit" abhalten. Wenn Software-Roboter diese als lästig empfundenen Tätigkeiten übernehmen, können sich die Mitarbeiter auf jene Dinge konzentrieren, die ihren Arbeitgeber tatsächlich weiter bringt. Dadurch kann auch die Zufriedenheit der Belegschaft steigen.

 

6) Durch RPA lassen sich Prozesse wieder insourcen

Um sich auf die eigenen Kernkompetenzen besser konzentrieren zu können, lagern viele Unternehmen einzelne Aufgaben, wie etwa das Rechnungswesen, aus. Wenn es sich dabei um ständig gleichbleibende Prozesse handelt, kann der Betrieb diese mithilfe von RPA wieder selbst erledigen. Im Vergleich zum Outsourcing ist das auch zu viel niedrigeren Kosten möglich.

 

7) Arbeitsspitzen lassen sich viel besser abfedern

Kaum ein Betrieb hat immer die gleiche Arbeitsmenge zu bewältigen. Auftragsspitzen gehören zum geschäftlichen Alltag. Weil jeder Betrieb dafür ausgelegt sein muss, diese zu bewältigen, liegen oft Ressourcen brach. Diese kosten auch wenn sie nicht genutzt werden. Weil Software-Roboter ständig arbeiten können, lassen sich Aufwandsspitzen viel leichter abfedern. Und ist es selbst der bestehenden Bot-Mannschaft zu viel, dann lassen sich diese Ressourcen sehr leicht und günstig skalieren.

 

Auch Roboter haben ihre Schattenseiten

Selbst wenn es angesichts dieser vielen und gewichtigen Vorteile so erscheinen mag: RPA ist keine Wunderwaffe im geschäftlichen Konkurrenzkampf. Es gibt einige Einschränkungen und Nachteile, die ein Unternehmen vor der Beschäftigung von Software-Robotern auf dem Radar haben sollte:

 

1) Roboter sind dumm

Die Bots verrichten alle Arbeitsschritte genau so, wie es ihnen der User beigebracht hat. Wenn es nur zu minimalen Prozessänderungen kommt, ist die von einem Roboter verrichtete Arbeit nicht nur nicht nützlich, sondern sogar schädlich und teuer. Wenn etwa in einer Produktionshalle ein Fertigungsroboter ein Blechteil nur um einige Millimeter falsch stanzt, dann ist sein Output Müll, der teuer entsorgt werden muss. Bei Software-Robotern ist dies nicht anders: Eine an den falschen Adressaten automatisch verschickte Rechnung verursacht Ärger und benötigt mehr Zutun eines Mitarbeiters, als wenn diese Aufgabe ein Mensch erledigt hätte. Diesem wäre der falsche Adressat möglicherweise aufgefallen. Es ist also notwendig, alle Eventualitäten vorher zu berücksichtigen und Prozesse sauber zu definieren, bevor diese ein Software-Roboter wirklich erledigen kann.

 

2) RPA benötigt "saubere" Daten 

Mit einer von der Sonne schon etwas ausgebleichten Tankrechnung auf Thermopapier kann eine Buchhaltungskraft für die Spesenabrechnung etwas anfangen. Ein Software-Roboter nicht. RPA erfordern eine gewisse Datenqualität - der Aufwand für deren Aufbereitung und Bereinigung wird oft unterschätzt. Auch mit "zweideutigen" Dokumenten können Roboter nichts anfangen. Und: RPA funktioniert nur mit digitalisierbarem Input.

 

3) Manchmal sind selbst Roboter zu teuer

RPA ist zwar sehr günstig zu implementieren und zu betreiben. In manchen Fällen ist es für ein Unternehmen dennoch teurer und aufwändiger, als die Prozesse von einer menschlichen Arbeitskraft durchführen zu lassen. Dies ist dann der Fall, wenn es nur wenige Standardprozesse im Betrieb abzuarbeiten gibt - etwa weil die Firma sehr klein ist. Oder aber weil sich bei den Standardprozessen auch immer wieder Kleinigkeiten ändern, die ein neues Anlernen von Software-Robotern notwendig machen.

 

4) Benutzerfreundlichkeit kann sich als Fluch erweisen 

Weil sich Software-Bots leicht integrieren und anlernen lassen, besteht die Gefahr, dass sich innerhalb eines Betriebes eine Art "Schatten-RPA-Szene" etabliert: Ohne dem Wissen der IT-Abteilung setzen Mitarbeiter anderer Abteilungen RPA-Lösungen ein. So wie die Schatten-IT auch ergeben sich dadurch erhebliche Risiken für ein Unternehmen.

 

5) Bei Arbeitnehmern haben Roboter haben ein schlechtes Image

Ob der Einzug der Roboter in die Arbeitswelt Jobs vernichtet oder schafft - darüber sind sich weder Marktforscher noch Experten einig. Manche Studien gehen davon aus, dass die Roboter jeden 2. Arbeitsplatz bedrohen. Andere Untersuchungen wie die eingangs erwähnte von WEF wiederum beruhigen: Die Roboter schaffen mehr Arbeitsplätze, als sie vernichten. Man muss indes weder Marktforscher noch Experte sein, um zu vorherzusagen, dass Mitarbeiter der Einführung von RPA zunächst einmal sehr kritisch gegenüberstehen. Das hat auch gute Gründe: Vielen Arbeitnehmern geistert folgendes Bild im Kopf: Zunächst lernen sie den Software-Roboter an und werden dann gekündigt, weil dieser einen großen Teil ihrer Aufgaben erledigt. Die Führungsebene muss also lange vor der Einführung von Software-Bots ganz klar deren Aufgaben, Nutzen und auch Perspektiven innerhalb des Betriebes kommunizieren. Es muss gelingen, RPA als Bereicherung für das Unternehmen und auch jeden einzelnen Mitarbeitern darzustellen: Die Belegschaft wird von wenig attraktiver, weil gleichförmiger und eintöniger Arbeit befreit, um mit ihrer Kreativität und ihrem Können die Firma voranzubringen.

 

Fazit: Robotic Process Automation: Was für und gegen Roboter im Büro spricht

Maschinen sind mittlerweile intelligent genug, um als eintönig und stupide geltende Arbeiten im Büroalltag zu erledigen. Mit RPA können Mitarbeiter von solchen Aufgaben entbunden werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Prozesse exakt definiert werden können und sich nicht ständig ändern. Die Vorteile, die RPA generieren, sind zahlreich und verlockend. Doch wie bei jeder neuen Technologie gibt es Aspekte, die zu beachten sind oder möglicherweise den Einsatz von Software-Bots sinnlos machen. Potenzial haben die Büroroboter allemal. Denn Technologien wie Bilderkennung, maschinellem Lernen oder künstlicher Intelligenz können die heute doch noch begrenzten Möglichkeiten von RPA erheblich erweitern.

10 Trends im Innovationsmanagement

Michael PUTZ

Born in the Salzkammergut. After working for Shell and Porsche, he concentrated on innovation management as a study assistant at the Innovation Department of the Vienna University of Economics and Business Administration. In 2003 he founded LEAD Innovation and manages the company as Managing Partner. Lectures at MIT, in front of companies like Google or NASA.

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