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Raum für Innovationen schaffen: 5 Learnings, wie New Work in Ihrem Unternehmen gelingt

Der Trend zu New Work besteht schon seit einigen Jahren. Ebenso der Wunsch vieler Arbeitnehmer:innrn, dauerhaft flexibler zu arbeiten. Als Katalysator hat die Corona-Krise diese Entwicklung enorm beschleunigt. Warum New Work aber kein kurzfristiger Trend ist und wie Unternehmen diese Herausforderung meistern und für Innovation nutzen können, dazu mehr in diesem Beitrag.

1. Veränderungen sind dauerhaft

Der erzwungene Digitalisierungsschub hat viele Unternehmen abrupt in die neue Arbeitswelt katapultiert. Unternehmen, die bereits mit digitalen Arbeitsmethoden vertraut waren, konnten sich sehr rasch auf die neuen Gegebenheiten einstellen. Der überwiegende Anteil war hingegen in den ersten Wochen mit dem Aufbau einer neuen Infrastruktur beschäftigt. Vor allem Produktionsbetriebe waren davon stark betroffen.

Wie steil jedoch die Lernkurve in Ausnahmezuständen sein kann, zeigt die Befragung von 300 Unternehmen im Rahmen der Flexible Working Studie 2020 von Deloitte Österreich:

  • Rasanter Anstieg: 96 % der Unternehmen nutzten Homeoffice im Lockdown umfangreich.
  • Rasche Digitalisierung: 82 % der Unternehmer haben innerhalb weniger Tage die technischen Voraussetzungen für nahezu flächendeckendes Home-Office geschaffen.
  • Digitale Tools: 84 % verwenden mehr digitale Kommunikationstools als vor Covid-19.
  • Home-Office: Mehr als 80 % erwarten dauerhaft mehr Home-Office im Unternehmen.
  • Neuer Blickwinkel: 86 % der Unternehmen haben ein neues Grundverständnis für die Notwendigkeit physischer Meetings.
  • Verfügbarkeit: 70 % geben an, dass die virtuelle Verfügbarkeit im Unternehmen sehr wichtig geworden ist.

Flexibles Arbeiten bleibt also auch nach Corona als fixer Bestandteil in vielen Unternehmen bestehen. Neue Hybridformen virtueller und physischer Zusammenarbeit werden entstehen, die ein Überdenken der bisherigen Arbeitsweise erforderlich machen.

2. Akzeptanz der Mitarbeiter ist erfolgskritisch


New Work zeichnet sich durch neue Arbeitsformen aus, die höhere Flexibilität auf der organisationalen Ebene aber auch auf der persönlichen Ebene des Mitarbeitenden erfordern, da die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben zukünftig noch stärker verschwimmen werden. Die Akzeptanz dieser Entwicklung und die Selbstverantwortung der Mitarbeiter:innen ist erfolgskritisch, um New Work-Ansätze in einem Unternehmen erfolgreich umzusetzen. Wichtig in diesem Zusammenhang sind verbindliche Strukturen und klare Spielregeln:

  • Welche Erreichbarkeit wird von Mitarbeiter:innen im Home-Office erwartet?
  • Wie werden Nicht-Verfügbarkeiten an Kolleg:innen kommuniziert?
  • Für welche Tätigkeiten ist mobiles Arbeiten geeignet und für welche nicht?
  • Wann und warum ist die Anwesenheit im Büro weiterhin erforderlich?

Wie können Mitarbeiter:innen einer gesundheitsschädlichen Entgrenzung von Arbeit und Privatem im Home-Office entgegengenwirken und wie kann sie das Unternehmen dabei unterstützen?

Etablierung von Innovationskultur Download

 

3. Neue Arbeitsformen erfordern Planung und Schulung

Flexibles Arbeiten überträgt Mitarbeiter:innen mehr Verantwortung und mehr Selbstbestimmung, wie und wann sie ihre Arbeit erledigen. Das liegt zum einen nicht jeder Arbeitnehmerin bzw. jedem Arbeitnehmer und passt zum anderen auch nicht zu jeder Unternehmensstruktur. Neue Arbeitsformen müssen daher gut durchdacht und an das Unternehmen angepasst sein.

Grundsätzlich sind Veränderungen in drei Bereichen erforderlich, um die strukturellen Voraussetzungen für New Work in Unternehmen zu schaffen:

  • Neustrukturierung der Arbeitsumgebung: Das betrifft sowohl die räumlichen als auch zeitlichen Rahmenbedingungen. Klassische Beispiele sind offene Bürokonzepte, die 4-Tage Woche oder der 6-Stunden Tag.
  • Technische Strukturen: Damit Mitarbeiter:innen ortsunabhängig arbeiten können, muss die passende IT-Infrastruktur vorhanden sein. Die Aufteilung der Kosten auf Mitarbeiter:innen und Unternehmen sollte klar geregelt sein. In vielen Unternehmen ist dieser Punkt noch ein Graubereich.
  • Unternehmens- und Prozessstrukturen: Agile Organisationsmodelle und agile Teams sind Beispiele für veränderte unternehmerische Strukturen, die durch New Work erforderlich werden.

Eigenverantwortung, Flexibilität, und Agilität stellen hohe Anforderungen an Selbstmanagement und Know-how im Umgang mit digitalen Tools. Während sich Digital Natives rasch an flexible Arbeitsformen anpassen können, führt dies bei älteren oder weniger IT-affinen Mitarbeiter:innen sehr schnell zu einer Überforderung.

Neben organisatorisch/prozessualen Änderungen sollte daher auch ein Augenmerk auf die Schulung von Mitarbeiter:innen und Führungskräften (Führung auf Distanz) gelegt werden, damit sie den Ansprüchen neuer Arbeitsformen gerecht werden können. Die Zurverfügungstellung der Hardware alleine reicht meist nicht aus.

4. New Work ist vor allem eine kulturelle Veränderung

Strukturen zu schaffen, die neue Arbeitsformen ermöglichen, machen New Work noch nicht erfolgreich. Unternehmen übersehen häufig, dass neue Arbeitswelten vor allem einen Wandel der Unternehmenskultur erfordern.

Insbesondere die Transformation von stark hierarchieorientierten Organisationsstrukturen hin zu Netzwerkorganisationen ist ein enormer Schritt – sowohl unter kulturellen als auch unter führungsbezogenen Aspekten.

Führungskräfte spielen bei der Einführung neuer Arbeitswelten und Agilität eine tatsächlich eine zentrale Rolle, denn neben dem „Können“ aller Mitarbeiter ist für eine erfolgreiche Transformation das „Wollen“ und das Commitment der Geschäftsführung essentiell.

5. New Work hat positive Effekte auf Innovation

 „Dürfen“, „Können“ und „Wollen“ sind auch die Voraussetzungen für eine positive Innovationskultur:

  1. Freiraum, Neues auszuprobieren, inklusive richtiger Fehlerkultur,
  2. zeitliche und finanzielle Ressourcen für Innovationsvorhaben sowie Schulungen zu Innovationsmethoden, und
  3. Motivation durch Selbstbestimmung und -verwirklichung.

House of Innovation© LEAD Innovation "House of Innovation"
„Eine positive Innovationskultur als Fundament für ganzheitliches Innovationsmanagement“

Interessant für uns ist also zu sehen, wie eine New Work Unternehmenskultur fast automatisch Raum für mitarbeitergetriebene Innovation schafft.

Wir dürfen nun vermehrt Unternehmen dabei begleiten, Prozesse für dieses neue spannende Spielfeld zu gestalten, da sich durch die Digitalisierung die Art und Weise, wie intern Ideen entstehen und kommuniziert werden, drastisch geändert hat. Neue Kommunikationskanäle müssen geschaffen werden und die "Spielregeln" z.B. durch Innovations-Handbücher allen internen Ideengeber:innen und Intrapreneur:innen leicht zugänglich gemacht werden. 

Fazit: Der Trend New Work wird zum neuen Normal

Strukturelle Anpassungen alleine sind zu kurz gegriffen und werden nicht zum gewünschten Erfolg führen. Die Integration neuer Arbeits- und Organisationsformen erfordert fundierte Planung und sollte von Change-Management Prozessen begleitet sein. Eine zentrale Rolle nehmen dabei die Anpassung der Unternehmens- und Innovationskultur sowie die Kompetenzerweiterung der Mitarbeiter ein. Innovationshandbücher eignen sich zur visuellen Manifestierung der neuen Vision und Prozesse.

 

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Daniel Zapfl

Durch seine umfangreiche Erfahrung im ganzheitlichen Innovationsmanagement bringt Daniel wertvolle Einblicke und Best Practices aus verschiedenen Branchen in Ihr Innovationsvorhaben ein. Disruptiv und mutig fordert er bekannte Denkmuster heraus. Als TRIZ-zertifizierter Sparringspartner begleitet Daniel Sie verlässlich und strukturiert bei der kreativen Lösungsfindung. Kritischer als der kritischste Kunde, hat er stets das „Big Picture“ vor Augen.
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