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LEAD Innovation Blog

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Datum: 12-Okt-2018

Daily Scrum: Was der regelmäßige Austausch einem Projektteam bringt

 

Beim agilen Projektmanagement spielt der regelmäßige Austausch des Teams eine wichtige Rolle. Die Anzahl der Meetings mag sich im Vergleich zu traditionellen Projektmanagementmethoden vielleicht erhöhen. Die Zeit, die Teammitglieder in Konferenzen verbringen, nimmt aber ab. Lesen Sie in diesem Blogbeitrag, wie ein Daily Scrum abläuft, warum dieser nicht unbedingt täglich stattfinden muss und was regelmäßige kurze Treffen dem Projektteam bringen.

Nicht die Großen fressen die Kleinen, sondern die Schnellen die Langsamen. Diesen Spruch haben Sie sicher schon oft gehört. Doch auch wenn er schon etwas abgegriffen wirkt - seine Gültigkeit hat er nicht verloren. Flexibilität ist ein Gebot der Stunde - ganz besonders für Unternehmer. Die althergebrachte Art und Weise, Projekte abzuwickeln, ist vielfach zu starr für die gegenwärtigen Herausforderungen geworden. Denn beim Wasserfallmodell ist es notwendig, schon am Beginn relativ genau zu wissen, was am Ende herauskommen soll. Bei vielen Projekten ist dies aber nur zu einem gewissen Grad möglich. Zu schnell ändern sich die Rahmenbedingungen, die Anforderungen des Kunden oder die Strategie der Konkurrenz. Agile Projektmanagementmethoden wie Scrum erlauben es hingegen, sehr schnell auf Veränderungen zu reagieren. Die schnelllebige Softwarebranche nutzt Scrum schon länger. Nun hält die Methode, die für kleine, sich selbst organisierende und agile Einheiten steht, auch Einzug in anderen Branchen und Bereichen.

Bedienungsanleitung Scrum auf einen Blick

 

Beim Daily Scrum geht’s um 3 Fragen

Damit Scrum auch tatsächlich zu den gewünschten Ergebnissen führt, gibt es ganz klar definierte Rollen für die Teilnehmer und fixe Elemente. Eines davon ist der sogenannte Daily Scrum. Hier treffen sich die Mitglieder eines Projektteams, um sich auszutauschen. In diesen kurzen Meetings werden drei Fragen diskutiert:

  • Was ist seit dem letzten Meeting geschehen
  • Was plane ich bis zum nächsten Meeting
  • Was hindert mich daran, dieses Ziel zu erreichen

Diese drei Fragen beantwortet jedes Teammitglied möglichst kurz und prägnant.

 

“Daily” heißt nicht täglich sondern regelmäßig

Die Bezeichnung “Daily Scrum” suggeriert zwar, dass solche Meetings täglich stattzufinden haben. Doch diese Vorgabe können Sie ruhig Ihren individuellen Anforderungen anpassen. Wichtig ist, dass die Meetings regelmäßig stattfinden und sie kurz ausfallen.

Die gewünschte Kürze und Prägnanz können sie den Teilnehmern auch durch das Setting vermitteln. Organisieren Sie Standup-Meetings an Stehtischen. Das hält die Teilnehmer davon ab, es sich im Konferenzraum allzu gemütlich einzurichten.

Daily Scrum als kompaktes Format einer Projektbesprechung bietet Ihnen 7 Vorteile, sofern Sie einige Dinge beachten:

  1. Durch den Fokus auf die drei Fragen muss jeder Teilnehmer den Kern der Sache treffen und so schnell wie möglich auf den Punkt kommen.
  2. Das kompakte Meetingformat verhindert, dass Besprechungen zeitlich und thematisch ausufern.
  3. Beim Daily Scrum wird bloß das für das Team Wesentliche besprochen. Wichtige Details können danach thematisiert werden. An dieser Runde sollten aber nur jene Teammitglieder teilnehmen, die davon betroffen sind, oder direkt etwas beitragen können. Die anderen Projektmitarbeiter haben hingegen Zeit, sich anderen Dingen zu widmen.
  4. Jeder Daily Scrum wird von einem Canvas- oder auch Task Board Alle Aufgaben, die die Projektteilnehmer erfüllt haben, werden dabei verschoben. Die neuen Tasks werden auf dem Meeting-Tool vermerkt. Diese Bewegung auf dem Taskboard signalisiert jedem den Fortschritt des Projekts. Das fördert die Motivation. Allerdings ist es wichtig, dass die Aufgaben in kurzer Zeit erfüllbar sind. Ein Task, der wochenlang auf dem Task Board auf der gleichen Stelle verbleibt, ist äußerst demotivierend. Hier hilft es, eine größere Aufgabe in mehrere kleiner Tasks zu zerlegen.
  5. Der Daily Scrum stellt sicher, dass jedes Projektmitglied immer am aktuellsten Stand der Dinge ist. Das gegenseitige Updaten der Teammitglieder untereinander entfällt damit. Diese Tätigkeit ist besonders zeitaufwändig, denn sie findet oft in Vier-Augengesprächen statt, bei denen unterschiedliche Informationen weitergegeben werden. Oder die Projektmitglieder informieren sich über E-Mails oder einen E-Mail-Verteiler. Ausreden, interne E-Mails nicht gelesen zu haben, gibt es bekanntlich viele. Kurzum: Weder Vieraugengespräche noch E-Mails halten alle Projektmitglieder am gleichen und neuesten Stand.
  6. Daily Scrums sind dann besonders effektiv, wenn diese professionell moderiert Dies ist die Aufgabe des Scrum Masters. Die Begleitung stellt sicher, dass jeder Meetingteilnehmer gleichberechtigt zu Wort kommt. In klassischen Besprechungen kommt es immer wieder zum Phänomen, dass einige Teilnehmer sich selbst, ihren Gemütszustand und ihre Arbeit zum Thema langatmiger Monologe machen. Zurückhaltendere Teilnehmer kommen oft gar nicht zu Wort, auch wenn sie wirklich Substantielles zu sagen hätten. Da Selbstdarstellung und Arbeitsoutput sich oft diametral verhalten, kommt Wichtiges bei klassischen Konferenzen oft nicht zur Sprache. Interne Ressourcen und Know-how bleiben so oft ungenutzt.
  7. Ein Daily Scrum lässt sich sehr gut über eine Videokonferenz abbilden. Dabei können Projektmitarbeiter auch von jedem Punkt der Erde daran teilnehmen. Dieses Format zwingt auch zu einer strukturierten Moderation - denn sonst verkommt es schnell zur Farce. Das Taskboard ist virtuell für jeden Teilnehmer sichtbar und jeder kann es sich auch digital mitnehmen bzw. ist es über die Cloud für alle einsehbar. Bedenken Sie aber, solche virtuellen Meetings zu einer Tageszeit anzusetzen, die Sie auch den Teilnehmern in anderen Zeitzonen zumuten können.

 

Fazit: Daily Scrum: Was der regelmäßige Austausch einem Projektteam bringt 

Mit agilem Projektmanagement wird Ihr Unternehmen flexibler und schneller. Das Konferenzformat Daily Scrum verlangt durch sein genaues Protokoll von jedem Teilnehmer Effizienz. Durch professionelle Moderation werden die Ressourcen und das Know-how des gesamten Projektteams optimal genutzt. Obwohl Scrum zwar nicht tägliche, aber zumindest regelmäßig Treffen verlangt, werden die Mitarbeiter weniger Zeit in Meetings verbringen. Zum Hintergrund: Derzeit wird etwa ein Fünftel der Arbeitszeit in Besprechungen verbracht. Die eigene Erfahrung lehrt, dass diese nicht immer produktiv verlaufen oder bisweilen auch gar nicht notwendig wären. Wenn die Reduktion solcher Meetings der einzige Vorteil ist, den Sie aus Scrum ziehen, haben Sie und Ihr Unternehmen schon sehr viel gewonnen.

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Tanja ESCHBERGER

Born in Lower Austria. At LEAD Innovation she works as Head of Innovation and focuses on agile innovation management via SCRUM.

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