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LEAD Innovation Blog

Lesen Sie hier unsere neuesten Beiträge über Innovationsmanagement und Innovationen verschiedenster Branchen.

Wie digitalisiere ich mein Innovationsmanagement?

Unternehmen benötigen Innovationen, um langfristig am Markt bestehen zu können. Ein IT-gestütztes Innovationsmanagement, welches auf einer Innovationsmanagement Software beruht, kann das Innovationspotential eines Unternehmens bedeutend steigern. Wie Innovationsmanagement-Software eingesetzt wird und was bei der Einführung zu beachten ist, lesen Sie in diesem Beitrag.

Wie wird Innovationsmanagement-Software eingesetzt?

Eine Innovationsmanagement-Software ist ein dynamisches Tool, welches durch die Automatisierung von Prozessen und die erleichterte kollaborative Zusammenarbeit den Zeitaufwand für die Entwicklung einer Idee und die Markteinführung von Produkten verringert.

Einfache Innovationsmanagement-Systeme fokussieren lediglich auf die systematische Entwicklung von zukunftsfähigen Ideen. Innovationssoftware wird daher häufig auch mit Ideenmanagement-Software gleichgesetzt. Umfassendere Systeme bieten jedoch zahlreiche weitere Funktionen zur Digitalisierung des Innovationsmanagements wie etwa Trendanalysen, die Ableitung von Suchfeldern und die kollaborative Abwicklung von Innovationsprojekten.

Die wichtigsten Bausteine einer Innovationsmanagement-Software

Grundsätzlich kann die Software etablierter Anbieter an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens optimal angepasst werden. Was eine Innovationsmanagement-Software aus unserer Sicht unbedingt beinhalten sollte, kurz in einem Überblick:  

1. Trendanalysen

Trendanalysen sind die Grundlage eines systematischen Innovationsmanagements und stehen am Anfang des Innovationsprozesses. Mit einer Innovationsmanagement-Software lassen sich vollautomatisiert neue Trends aus verschiedenen Datenquellen, wie etwa Patentdatenbanken, RSS Feeds und wissenschaftlichen Publikationen identifizieren und analysieren. Damit ist eine erste Bewertung bzw. Handlungsempfehlung möglich.

Die unterschiedlichen Arten von Trends (Megatrends, lokale Mikrotrends, Branchentrends, Technologietrends) werden dann in einem zweiten Schritt kollaborativ hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf das Unternehmen diskutiert und bewertet. Konkret bedeutet dies, dass Mitarbeiter und Führungskräfte unterschiedlicher Abteilungen ihr Wissen und ihre Beobachtungen zu den Trends auf einer dafür geschaffenen digitalen Plattform eingeben.  

2. Ableitung von Suchfeldern

Ein Innovationsmanagement-System richtet sich an der Innovationsstrategie und den daraus abgeleiteten Innovationszielen aus. Mit einer guten Innovationsmanagement-Software können Suchfelder aus der Innovationsstrategie und den erhobenen Trends abgeleitet und im Anschluss kollaborativ diskutiert und analysiert werden. Die Suchfelder bestimmen in weiterer Folge dann auch die Ausgestaltung der Prozesse und Strukturen im Rahmen der Innovationssoftware. Denn ein Innovationsprozess zur Entwicklung eines neuen Geschäftsmodells folgt vielleicht einer anderen Logik als ein Prozess für eine Produktentwicklung.  

3. Kollaboratives Ideenmanagement

In der Vergangenheit wurden Ideen über eine Vielzahl von Kanälen an verschiedene Abteilungen weitergeleitet. Dadurch bestand die Gefahr, dass vielversprechende Ideen verloren gingen. Durch die Bereitstellung einer zentralen Plattform zum Erfassen, Bewerten und Entwickeln von Ideen können Unternehmen einen strukturierten Weg zur Innovation finden.

Ideenerfassung

Eine der Hauptfunktionen von Innovationssoftware ist die Bereitstellung von Funktionen zur Erfassung von Ideen für ein Netzwerk von Mitarbeitern oder eine bestimmte Gruppe. Die Software kann genau festlegen, wer zu welcher Gruppe gehört, und Mitgliedern bestimmte Berechtigungen zuweisen. Unternehmen, die ihre Suche ausweiten möchten, können Innovationssoftware auch zur externen Ideenerfassung verwenden. Dies ermöglicht es Unternehmen, Top-Talente aus aller Welt zu rekrutieren und mit ihnen zusammenzuarbeiten. Ein Netzwerk aus Forschern, Ingenieuren, Wissenschaftlern, Handwerkern und Usern kann auf diese Weise Ideen einreichen und Innovationen vorantreiben.

Unternehmen haben auch die Möglichkeit, zwischen unstrukturierten und strukturierten Methoden zur Ideenerfassung zu wählen. Ein unstrukturierter Ansatz ermöglicht die offene Einreichung von Ideen durch jeden Mitwirkenden ohne Einschränkungen. Für einen individuelleren Ansatz können strukturierte Methoden verwendet werden, die auf einem formularbasierten Prozess basieren, der die Einreichung von Ideen einschränkt oder der schon ein konkretes Suchfeld vorgibt, in dem Ideen generiert werden dürfen.

Ideenbewertung

Sobald die Ideen eingereicht wurden, sortiert und bewertet die Innovationssoftware jede Einreichung automatisch nach festgelegten Kriterien. Ideen können nach Geschäftskategorie, Marke, Idee, Einreicher oder anderen für das Unternehmen oder das jeweilige Projekt wichtigen Zielen sortiert werden. Sobald die Ideen sortiert sind, können sie nach einem gewichteten System bewertet werden. Auf diese Weise können Projektmanager das Dashboard schnell aufrufen und die besten Bewertungsideen ermitteln. Durch die Verwendung vorgegebener Kriterien und eines automatisierten Bewertungssystems können Unternehmen Einsendungen mit geringer Bewertung umgehen und Zeit und Mühe auf die Entwicklung der vielversprechendsten Ideen konzentrieren.

Ideenentwicklung

Die nächste Stufe des Innovationsprozesses besteht darin, erstklassige Ideen durch einen Workflow voranzutreiben. Die Innovationssoftware ermöglicht es, einen benutzerdefinierten Qualifizierungsprozess zu erstellen, mit dem Ideen entlang der Entwicklungspipeline gefiltert und organisierte Workflows nach Abteilung, Marke, Ideentyp, etc. eingerichtet werden können. Unterstützende Dokumente, beispielsweise Videos, Bilder, Word-Dokumente, PDFs und andere Dateien, können vom gesamten Team freigegeben und angezeigt werden. Darüber hinaus können die Teilnehmer den Verlauf der Zusammenarbeit und des Workflows anzeigen, um genau zu verstehen, wo sich ein Projekt befindet und welche Schritte ausgeführt werden müssen, bevor Sie fortfahren.

4. Kollaborative Abwicklung von Innovationsprojekten

Professionelle Innovationsmanagement-Systeme ermöglichen auch die die kollaborative Weiterentwicklung von Ideen zu Konzepten und Prototypen bis hin zur Abwicklung des gesamten Innovationsprojektes. Kunden und andere Stakeholder können mit Open Innovation-Softwaremodulen in den Innovationsprozesse einbezogen werden. 

 

Innovations-Check

Erfolgsfaktoren für die Einführung von Innovationssoftware

Die Einführung einer Innovationsmanagement-Software wird nur dann erfolgreich sein, wenn das Projekt auch aktiv kommuniziert und vorangetrieben wird. Insbesondere vier Faktoren sind diesbezüglich von hoher Wichtigkeit:

1. Erarbeitung klarer Anforderungen an die Software

Die Innovationsmanagement-Software muss in der Regel an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Dazu ist es zunächst erforderlich, die bereits vorhandenen Innovationsprozesse (besonders diejenigen zur Ideengenerierung) zu analysieren und anhand Benchmarking und Best-Practice-Methoden zu optimieren.

Zur Sicherstellung einer transparenten und effektiven Bewertung von Ideen kann es zudem erforderlich sein, neue Rollen und Governance-Strukturen festzulegen (z.B. Innovationskomitees bestehend aus Vertretern unterschiedlicher Funktionsbereiche und Business Units, die Ideen bewerten oder Mentoren, die Ideengeber beraten und die Ideenentwicklung fördern). Erst nach dem Aufsetzen der Ideen- bzw. Innovationsprozesse sowie neuer Rollen und der klaren Zuweisung von Verantwortlichkeiten, wird eine maßgeschneiderte Softwareplattform entwickelt und implementiert.

Zur Ausarbeitung des Anforderungskataloges, der an den Software-Anbieter weitergeleitet wird, können zum Beispiel User Stories herangezogen werden. Diese bilden die Bedürfnisse der Nutzer ab, auf deren Basis die Innovationsmanagement-Software entwickelt wird. Um alle Perspektiven einzubeziehen, empfehlen sich diesbezüglich abteilungsübergreifende Projektgruppen (Innovationsmanagement, Marketing, Vertrieb). Als Entwicklungsmethode hat sich hier ein agiles Projektmanagement mit Scrum bewährt.

2. Managementsupport

Ein wichtiger Erfolgsfaktor bei der Einführung einer Innovationsmanagement-Software ist die Unterstützung des Topmanagements. Das Topmanagement muss die Digitalisierung des Innovationsmanagements mittragen. Ohne diese Top-Down-Unterstützung sind Digitalisierungsprojekte meist zum Scheitern verurteilt. 

Die Einführung kann beispielsweise von der Geschäftsleitung in Meetings, Newslettern oder Intranet beworben und dadurch aktiv unterstützt werden. Wenn sich das Topmanagement zudem persönlich durch die Eingabe und Kommentierung von Ideen engagiert, erhöht sich erfahrungsgemäß die Akzeptanz bei Mitarbeitern deutlich.

3. Unterstützung der Einführung durch interne Kommunikation

Neben der Promotion der Software durch das Topmanagement sollte die Einführung auch durch interne Kommunikationsmaßnahmen unterstützt werden. Mitarbeiter müssen verstehen, warum das Tool eingeführt wird. Das Verstehen dieses „Warums“ ist essentiell, um das Tool zu breiter Akzeptanz zu führen.

Dazu bieten sich beispielsweise Plakate, interne Veranstaltungen, Ideenwettbewerbe oder Workshops an. Insbesondere Wettbewerbe sorgen für ein hohes Maß interner informeller Kommunikation. Eine Peer Group, die das Tool als erstes nutzt und als LEAD User fungiert, kann die erfolgreiche Einführung zusätzlich forcieren, indem sie andere Mitarbeiter animiert, das Tool ebenfalls auszuprobieren.

4. Planung von Kampagnen

Nach der Einführung einer Innovationsmanagement-Software ist die Beteiligung in der Regel zunächst hoch. Insbesondere wenn es zuvor keinen strukturierten Innovationsprozess im Unternehmen gegeben hat, sind Mitarbeiter motiviert, ihre lang gehegten Ideen nach außen zu tragen. Nach zwei bis drei Monaten kommt es jedoch oft zu einem Rückgang des Engagements.

Um dem entgegenzuwirken, sollte man mit langfristig geplanten Kampagnen zu verschiedenen Themen (z.B. Qualitätssicherung, Nachhaltigkeit, neue Geschäftsmodelle, etc.)  dafür sorgen, dass der Ideenstrom nicht abreißt. Für jede Kampagne sollte eine Dauer zwischen vier und acht Wochen eingeplant werden (z.B. 2 Wochen Vorlaufphase, 2 Wochen Diskussion von Ideen, 2 Wochen Bewertung von Ideen und Bekanntgabe der Gewinner). Mit diesen Maßnahmen können Sie sicherstellen, dass die Akzeptanz der Innovationsmanagement-Software dauerhaft hoch bleibt.

Fazit: Mehr Innovation mit Innovationsmanagement-Software

Moderne Innovationssoftware kann Innovationsprozesse hinsichtlich Durchlaufzeit, Entscheidungs-Transparenz, Planungssicherheit, Visualisierung der Aktivitäten und Kosteneffizienz wesentlich verbessern. Ein Innovationsmanagement-System ist ein dynamisches Tool, welches die Zusammenarbeit einer Vielzahl von Mitarbeitern und Experten erleichtert, einen organisierten Auswahlprozess bietet, die besten Ideen vorantreibt und umsetzt und hilft, um Trends und andere Inhalte aktuell zu halten. Dies führt nicht nur zu besseren Innovationen, sondern auch zu einem schnelleren Markteintritt. Wettbewerbsvorteile können gesichert und zugleich die Digitalisierung generell effektiver im Unternehmen verankert werden.

 

Innovations-Check

Tanja ESCHBERGER

Born in Lower Austria. At LEAD Innovation she works as Head of Innovation and focuses on agile innovation management via SCRUM.

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