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fecha: 18-oct-2019
Publicado por: Tanja ESCHBERGER

Scrum Diario: Qué aporta el intercambio regular a un equipo de proyecto

 

Los intercambios regulares de equipos juegan un papel importante en la gestión ágil de proyectos. El número de reuniones puede aumentar en comparación con los métodos tradicionales de gestión de proyectos. Sin embargo, el tiempo que los miembros del equipo pasan en las conferencias está disminuyendo. Lea en esta entrada de blog cómo funciona una aplicación de Scrum Diario, por qué no tiene que tener lugar necesariamente a diario y qué aportan al equipo del proyecto reuniones cortas y regulares.

 

No es el grande el que se come al pequeño, sino el rápido el que se come al lento. Estoy seguro de que has oído eso antes. Pero aunque parezca un poco desgastado, no ha perdido su validez. La flexibilidad está a la orden del día, especialmente para los empresarios. La forma tradicional de manejar los proyectos se ha vuelto en muchos casos demasiado rígida para los desafíos actuales. Porque con el modelo de cascada es necesario saber relativamente exactamente qué es lo que va a salir al final y al principio. En muchos proyectos, sin embargo, esto solo es posible hasta cierto punto. Las condiciones generales, los requisitos del cliente o la estrategia de la competencia cambian demasiado rápido. Los métodos ágiles de gestión de proyectos como Scrum,  por otro lado, le permiten reaccionar muy rápidamente a los cambios. La industria de software de rápida evolución ha estado utilizando Scrum durante mucho tiempo. Ahora el método, que significa "unidades pequeñas", "auto-organizadoras" y "ágiles", también está encontrando su camino en otras industrias y áreas.

Manual Scrum de un vistazo

 

El Scrum Diario tiene 3 preguntas

Para que Scrum realmente conduzca a los resultados deseados, existen roles claramente definidos para los participantes y elementos fijos. Uno de ellos es el llamado Scrum Diario. Aquí es donde los miembros de un equipo de proyecto se reúnen para intercambiar ideas. En estas breves reuniones se discuten tres cuestiones:

  • ¿Qué ha ocurrido desde la última reunión?
  • ¿Qué estoy planeando para la próxima reunión?
  • ¿Qué es lo que me impide alcanzar este objetivo?

Cada miembro del equipo responde a estas tres preguntas de la manera más breve y concisa posible.

 

"Diario" no significa diario, sino regular.

El término "Scrum Diario" sugiere que tales reuniones deben tener lugar diariamente. Pero usted puede adaptar esta especificación a sus necesidades individuales. Es importante que las reuniones se celebren regularmente y se cancelen brevemente.

También pueden transmitir la brevedad y concisión deseadas a los participantes a través del entorno. Organice reuniones de pie en mesas de pie. Esto evita que los participantes se instalen demasiado cómodamente en la sala de conferencias.

Scrum Diario como formato compacto para una reunión de proyecto le ofrece 7 ventajas, siempre y cuando tenga en cuenta algunas cosas:

  1. Al centrarse en las tres preguntas, cada participante debe llegar al meollo del asunto y al grano lo más rápidamente posible.
  2. El formato compacto de las reuniones evita que éstas se intensifiquen en el tiempo y en los temas.
  3. Scrum Diario solo habla de lo que es esencial para el equipo. Los detalles importantes pueden ser discutidos. Sin embargo, solo deben participar en esta ronda los miembros del equipo que se vean afectados por ella o que puedan contribuir directamente. Los otros miembros del proyecto, sin embargo, tienen tiempo para dedicarse a otras cosas.
  4. Cada Scrum Diario es movido por un Lienzo o Tablero de Tareas. Se desplazan todas las tareas que los participantes en el proyecto han realizado. Las nuevas tareas se anotan en la herramienta de reuniones. Este movimiento en el tablero de tareas señala el progreso del proyecto a todos. Esto fomenta la motivación. Sin embargo, es importante que las tareas puedan completarse en poco tiempo. Una tarea que permanece en el mismo lugar en el tablero de tareas durante semanas es extremadamente desmotivante. Aquí ayuda a dividir una tarea más grande en varias tareas más pequeñas.
  5. El Scrum Diario asegura que cada miembro del proyecto esté siempre al día. Esto elimina la necesidad de que los miembros del equipo se actualicen entre sí. Esta actividad es particularmente lenta, ya que a menudo se realiza en entrevistas individuales en las que se transmite información diferente, o los miembros del proyecto se informan por correo electrónico o a través de una lista de distribución de correo electrónico. Hay muchas excusas para no haber leído los correos electrónicos internos. En resumen: ni las entrevistas individuales ni los correos electrónicos mantienen actualizados a todos los miembros del proyecto.
  6. Los Scrums Diarios son particularmente efectivos si son moderados profesionalmente. Esta es la tarea del Maestro Scrum. El acompañamiento asegura que cada participante de la reunión tenga la misma voz. En los encuentros clásicos se trata una y otra vez de que algunos participantes se conviertan a sí mismos, a su estado de ánimo y a su trabajo en el tema de largos monólogos. Los participantes más reservados a menudo no tienen voz ni voto, incluso si realmente tienen algo sustancial que decir. Dado que la autorrepresentación y la producción de trabajo a menudo se comportan de manera diametral, las cuestiones importantes a menudo no se discuten en las conferencias clásicas. Los recursos internos y los conocimientos técnicos a menudo no se utilizan.
  7. Un Scrum Diario se puede mostrar muy bien a través de una videoconferencia. Los miembros del proyecto también pueden participar desde cualquier parte del mundo. Este formato también obliga a una moderación estructurada - de lo contrario, rápidamente degenera en una farsa. El tablero de tareas es virtualmente visible para todos los participantes y todos pueden llevárselo digitalmente o verlo para todos a través de la nube. Recuerde, sin embargo, programar tales reuniones virtuales a una hora del día que también puede esperar que los participantes estén en otras zonas horarias.

 

Conclusión: Scrum Diario: Qué aporta el intercambio regular a un equipo de proyecto

Con una gestión de proyectos ágil, su empresa se vuelve más flexible y rápida. El formato de conferencia Scrum Diario requiere eficiencia de cada participante debido a su protocolo exacto. Los recursos y el know-how de todo el equipo del proyecto se utilizan de forma óptima a través de la moderación profesional. Aunque Scrum no requiere reuniones diarias, sino al menos regulares, los empleados pasarán menos tiempo en las reuniones. Antecedentes: en la actualidad, alrededor de una quinta parte de las horas de trabajo se dedican a las reuniones. Nuestra propia experiencia ha demostrado que no siempre son productivos o a veces no son necesarios. Si reducir tales reuniones es la única ventaja que usted obtiene de Scrum, usted y su empresa ya han ganado mucho.

Manual para reuniones y funciones de Scrum

Tanja ESCHBERGER

Born in Lower Austria. At LEAD Innovation she works as Head of Innovation and focuses on agile innovation management via SCRUM.

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